CGV Urban Gaming

Vous trouverez sur cette page nos conditions générales de vente.

Avant signature :

Toute confirmation d’opération doit être faite a minima 1 semaine avant la date de l’événement sous réserve de disponibilité.
La demande/validation d’un contenu personnalisé doit être faite et validée a minima 1 mois avant la date de l’événement.
L’intégralité des contenus génériques n’est pas fournie au client avant opération, même si celle-ci est validée. Quelques exemples de défis peuvent, cela dit, être envoyés.
La demande d’option pour une date doit être stipulée par écrit et ne découle pas d’une demande de devis. Cette option est valable 1 mois à partir de la date de la demande d’option. Sur certaines périodes chargées nous pouvons pratiquer le multi-options. Sur ces dates, le premier client à valider la prestation sera le seul client à bénéficier de nos services.

Après signature :

La réservation est validée dès réception du devis signé et daté sous réserve de disponibilité d’UrbanGaming. Un acompte de 70% est requis pour tout devis dépassant la somme de 2000€ HT (hors taxe).
Le solde doit être réglé à réception de la facture finale.
Aucune réclamation concernant le tarif de la prestation ne pourra être émise en cas de diminution du nombre de participants.
Pour les paiements provenant de l’étranger, les éventuels frais bancaires supplémentaires sont à la charge du client.

Modification ou annulation du fait du client

Conditions d’annulation :

plus de 30 jours avant la prestation = 20 % du tarif total TTC
moins de 30 jours avant la prestation = 40% du tarif total TTC
moins de 15 jours avant la prestation = 60% du tarif total TTC
moins de 07 jours avant la prestation = 80% du tarif total TTC
moins de 72 heures avant la prestation = 100% du tarif total TTC

Seules les annulations notifiées par écrit seront prises en compte à la réception dudit écrit.

Dans le cas où un contenu personnalisé et des éléments spécifiques pour cette future opération ont été initiés, les frais engendrés seront facturés dans leur totalité quel que soit le délai d’annulation. Les billets d’avion, de train, de musées, notamment seront facturés à 100% si les frais ont été précédemment engagés.

Cas spécifique des événements 100% virtuels :

En cas de changement du nombre de participants sur un événement virtuel les règles sont les suivantes :

Le nombre de personnes présentes à l’événement devra être reprécisé 2 jours ouvrés avant l’événement.
Le devis pourra être adapté dans la limite d’une réduction de 30% du nombre de personnes initialement prévues.
Si vous souhaitez bénéficier d’une plus grande flexibilité, nous pouvons vous offrir une assurance annulation qui permet de facturer le nombre de participants constatés effectivement sur l’événement. Dans ce cas le supplément de facturation est de 3€ par participant.

Exemple :

Vous nous annoncez 200 personnes à la signature du devis, 20 jours avant l’événement.
Vous nous confirmez au final 100 personnes inscrites, 2 jours ouvrés avant l’événement.
Nous appliquons la remise de 30% et nous mettons le devis à jour avec 140 personnes.
Si vous souhaitez souscrire à l’assurance annulation, lorsque vous nous réservez les 200 personnes, vous nous le précisez. Nous rajoutons alors au devis 200*3€, et nous nous adaptons ensuite sur la base des participants constatés réellement sur l’événement.

Compatibilité technique dans le cas d’événements virtuels

Plateforme technique d’UrbanGaming :

Nos outils de jeux en ligne sont compatibles avec la majorité des DSI.
Toutefois nous vous invitons à faire des tests de votre côté pour vous assurer qu’il n’y ai pas de blocages ( VPN/Blocage d’url notamment).

Voici quelques éléments :

Dans le cas du non-fonctionnement de la plateforme, 2 cas de figure : si le client a bien reçu en amont par courriel les liens de tests et de compatibilité, UrbanGaming ne pourra être tenu responsable des problèmes engendrés par l’utilisation du jeu en ligne.
Si le client n’a pas reçu en amont par courriel les liens de tests et de compatibilité, UrbanGaming pourra être tenu responsable des problèmes d’incompatibilité.

Outils de visio :

Si l’outil est proposé par UrbanGaming, les problèmes sont du fait d’UrbanGaming.
Sinon, UrbanGaming ne pourra être tenu responsable des problèmes engendrés par l’utilisation de cet outil.
(Point de vigilance : il peut arriver qu’il y ait un nombre de personnes maximum limite sur ces outils et il convient à l’entreprise qui est propriétaire d’une licence de bien s’assurer de la parfaite compatibilité de l’événement avec les outils).

Pour le présentiel

Conditions de modification :

Toute diminution du nombre de participants moins d’une semaine avant opération ne donnera lieu à aucune modification du devis. Les modifications plus d’une semaine à l’avance ne pourront être prises en compte que dans la limite de 30% du nombre initial de participants.

Sous réserve des disponibilités d’UrbanGaming, une augmentation exceptionnelle du nombre de participants peut avoir lieu jusqu’au jour de l’opération et entraînera une mise à jour du devis. Toute augmentation du nombre de participants ayant pour conséquence un besoin matériel supplémentaire et/ou la présence d’un animateur en plus pourra être facturée en complément et fera l’objet d’un accord avec le client.

Pour les opérations impliquant des ateliers, des besoins humains plus importants ou selon les spécificités du lieu, la répartition animateurs/nombre de personnes pourra être personnalisée.

En cas de report de l’animation du fait du client :

En cas de demande de report de la part du client, un acompte du montant détaillé ci-dessous sera demandé et pourra servir d’avoir pour les 6 prochains mois.

plus de 30 jours avant la prestation = 20 % du tarif total TTC
moins de 30 jours avant la prestation = 40% du tarif total TTC
moins de 15 jours avant la prestation = 60% du tarif total TTC
moins de 07 jours avant la prestation = 80% du tarif total TTC
moins de 72 heures avant la prestation, tout report sera traité comme une annulation.

Les frais engagés par UrbanGaming ne pourront pas faire l’objet d’un avoir (animateur, transports, billets de musée,…).

Modification ou annulation lié à un événement extérieur :

En cas d’annulation due à un événement extérieur, ni du fait du client ni du fait d’UrbanGaming, seuls les frais engagés par UrbanGaming, et les éléments qui seront facturés à UrbanGaming par d’autres prestataires seront facturés au client.

Les circonstances suivantes constituent des exemples de cas de force majeure recevables :

Catastrophe dans la zone de jeu ou sur son trajet
Pandémie dangereuse déclarée par une autorité nationale ou internationale crédible (déclaration de l’OMS)
Actes de violence dans la zone de jeu (attentats, violences urbaines)

La responsabilité de UrbanGaming ne peut en aucun cas être engagée dans le cas d’une annulation de la prestation commandée par le client due à de mauvaises conditions météorologiques.

Modification ou annulation du fait d’UrbanGaming :

En cas d’annulation du fait d’UrbanGaming, un arrangement spécifique en fonction des raisons et conséquences de cette annulation sera proposé en concertation avec le client. Si UrbanGaming a déjà perçu un acompte ou la totalité du montant, ceux-ci pourront être remboursés intégralement ou en partie.

Dans le cas où le devis contient, au-delà de l’activité UrbanGaming, des prestations tierces non exécutées directement par UrbanGaming, il peut être défini un système d’engagement solidaire, pour lequel le client sera amené à régler une partie de la prestation quand bien même l’activité UrbanGaming est annulée.

Dans le cas où un contenu personnalisé et des éléments spécifiques pour cette future opération ont été mis en place, des frais pourront être facturés.

Propriété intellectuelle :

Les contenus, parcours et jeux génériques créés sont la propriété d’UrbanGaming et Captain Crunch SAS. En aucun cas ils ne pourront être réutilisés par la société signataire, sans accord préalable de UrbanGaming.

Le contenu créé spécifiquement pour un client sur des données propres à son entreprise est la propriété du client et ne pourra être réutilisé par UrbanGaming sans accord préalable de la société signataire. Ces contenus pourront faire l’objet d’un accord de confidentialité spécifique, mais par défaut UrbanGaming s’engage à garder secret l’ensemble des données spécifiques fournies par le client.

Lieu du débriefing :

La recherche d’un lieu réservé (obligatoire dans le cadre d’un débriefing) n’est pas incluse dans la prestation standard. La recherche de ce lieu peut être soit à la charge du client, soit confié à UrbanGaming dans le cadre d’une prestation additionnelle facturée. Si UrbanGaming s’engage financièrement auprès d’un établissement d’accueil, le client sera solidaire de cet engagement.

Sécurité :

Tout participant s’engage à respecter les règles de bonne conduite, l’environnement et le matériel fourni. En cas de fautes graves (vol, tapage, dégradations, non-respect des règles de sécurité), le ou les participant(s) incriminés seront exclus immédiatement de l’événement sans prétendre à aucune indemnité. UrbanGaming se réserve le droit d’annuler ou de mettre fin à la prestation en cours. Toute dégradation ou incivilité sera facturé au client.

Contenu :

Les contenus personnalisés doivent être validés définitivement 1 semaine avant l’opération. Un retard entraînera des pénalités voire l’impossibilité de faire l’opération.

Après livraison d’un contenu, les demandes de modifications doivent être consolidées et envoyées par le client dans un délai maximum de 4 jours ouvrés. Passé ce délai, un livrable est considéré comme validé. Les remarques effectuées dans ce délai feront l’objet d’un traitement sous 2 jours ouvrés. Toute demande de modification d’un livrable validé préalablement fera l’objet d’une cotation spécifique.

Logistique générale :

Dans le cas où il n’a pas été confié à UrbanGaming la recherche d’un lieu réceptif, Il est à la charge du client de prévenir ledit lieu de l’intervention d’UrbanGaming dans leur espace. La liste des participants répartis en équipes doit être envoyée 2 jours avant l’événement. Si un “dress code” particulier est demandé, il est nécessaire de le communiquer 2 semaines avant l’opération et pourra faire l’objet d’une facturation spécifique.

Pour tout debriefing intervenant plus de 3 heures après la fin du jeu, un coût supplémentaire pourra être appliqué.

Droit à l’image :

Le client accepte que les médias pris pendant l’activité soient utilisés lors du débriefing et s’engage à informer les participants de l’utilisation de leur image.

Les médias seront fournis au client sous forme d’un lien et seront la propriété intégrale du client. Si des visages et/ou logos sont reconnaissables, UrbanGaming s’engage à ne pas utiliser ces médias sans autorisation préalable du client et des personnes concernées.

Réseaux Sociaux :

Dans le cadre de son auto-promotion, UrbanGaming pourra évoquer l’événement sur les réseaux sociaux sans mentionner le nom du client sauf autorisation préalable.

Liste des modifications

Modification apportée le 05 juillet 2022

Initialement

En cas de report de l’événement suite à une demande du client, un acompte de 60% sera demandé à la date d’annonce de demande du report. Cet acompte constituera un avoir valable dans les 8 mois qui suivent la date initiale de l’événement.

Si la demande de report intervient à moins d’une semaine de l’événement, la ligne ” Game Master / animateur” du devis sera facturée et ne pourra être utilisé comme avoir pour l’événement à venir.

Après changement

En cas de report de l’animation du fait du client :
En cas de demande de report de la part du client, un acompte du montant détaillé ci-dessous sera demandé et pourra servir d’avoir pour les 6 prochains mois.