Conditions générales de vente

Avant signature

  • Toute confirmation d’opération doit être faite a minima 1 semaine avant la date de l’événement
  • La demande / validation d’un contenu personnalisé doit être faite et validée a minima 1 mois avant la date de l’événement
  • L’intégralité des contenus génériques n’est pas fournie au client avant opération, même si celle-ci est validée. Quelques exemples de défis peuvent cela dit être envoyés.
  • La demande d’option pour une date doit être stipulée par écrit et ne découle pas d’une demande de devis. Cette option est valable 1 mois à partir de la date de la demande d’option.

Après signature

  • La réservation est validée dès réception du devis signé et daté sous réserve de disponibilité d’Urbangaming. Un acompte de 60% est requis sur les devis de plus 5000€ ht. Le solde doit être réglé à réception de la facture finale.
  • Aucune réclamation concernant le tarif de la prestation ne pourra être émise en cas de diminution du nombre de participants.
  • Pour les paiements provenant de l’étranger, les éventuels frais bancaires supplémentaires sont à la charge du client.

Modification ou annulation du fait du client 

Conditions d’annulation :

  • plus de 30 jours avant la prestation = 20 % du tarif total TTC 
  • moins de 30 jours avant la prestation = 40% du tarif total TTC 
  • moins de 15 jours avant la prestation = 60% du tarif total TTC 
  • moins de 07 jours avant la prestation = 80% du tarif total TTC 
  • moins de 48 heures avant la prestation = 100% du tarif total TTC

Seules les annulations notifiées par écrit seront prises en compte à la réception dudit écrit.

Dans le cas où un contenu personnalisé et des éléments spécifiques pour cette future opération ont été initiés, les frais engendrés seront facturés dans leur totalité quel que soit le délai d’annulation.

Conditions de modification:

Toute diminution du nombre de participants moins d’une semaine avant opération ne donnera lieu à aucune modification du devis. Les modifications plus d’une semaine à l’avance ne pourront être prises en compte que dans la limite de 30% du nombre initial de participants.

Sous réserve des disponibilités d’UrbanGaming, une augmentation exceptionnelle du nombre de participants peut avoir lieu jusqu’au jour de l’opération et entraînera une mise à jour du devis. Toute augmentation du nombre de participants ayant pour conséquence un besoin matériel supplémentaire et/ou la présenc

A titre indicatif, le nombre moyen d‘animateurs nécessaire pour ces exemples d’événements est déterminé comme suit: – Pursuit

  • Pursuit gaming: 1 animateur pour 50 participants
  • Hotel Gaming: 1 animateur pour 50 participants
  • Escape Gaming: 1 animateur pour 30 participants
  • Wine Gaming: 1 animateur pour 30 participants
  • Museum Gaming : variable en fonction du lieu.

Pour les opérations impliquants des ateliers, des besoins humains plus importants ou selon les spécificités du lieu, la répartition animateurs/nombre de personnes pourra être personnalisée.

Modification ou annulation du fait d’un événement extérieur

En cas d’annulation due à un événement extérieur, ni du fait du client ni du fait d’Urbangaming, seuls les frais engagés par UrbanGaming, et les éléments qui seront effectivement facturés à UrbanGaming par d’autres prestataires seront facturés au client.

Les circonstances suivantes constituent des exemples de cas de force majeure recevables :

  • Catastrophe dans la zone de jeu ou sur son trajet.
  • Pandémie dangereuse déclarée par une autorité nationale ou internationale crédible (déclaration de l’OMS)
  • Actes de violence dans la zone de jeu (attentats, violences urbaines)

La responsabilité de CaptainCrunch-Urbangaming ne peut en aucun cas être engagée dans le cas d’une annulation de la prestation commandée par le client dûe à de mauvaises conditions météorologiques

Modification ou annulation du fait d’urbangaming

En cas d’annulation du fait d’Urbangaming, un arrangement spécifique en fonction des raisons et conséquences de cette annulation sera proposé en concertation avec le client. Si Urbangaming a déjà perçu des arrhes ou la totalité du montant, ceux-ci pourront être remboursés intégralement ou en partie.

Dans le cas où le devis contient au delà de l’activité UrbanGaming, des prestations tierces non exécutées directement par UrbanGaming, il peut être défini un système d’engagement solidaire, pour lequel le client sera amené à régler une partie de la prestation quand bien même l’activité UrbanGaming est annulée.

Dans le cas où un contenu personnalisé et des éléments spécifiques pour cette future opération ont été mis en place, des frais pourront être facturés.

Propriété des parcours :

Les contenus, parcours et jeux génériques créés sont la propriété d’UrbanGaming et Captain Crunch SAS. En aucun cas ils ne pourront être réutilisés par la société signataire, sans accord préalable de Captain Crunch SAS.

Le contenu créé spécifiquement pour un client sur des données propres à son entreprise est la propriété du client et ne pourra être réutilisé par UrbanGaming sans accord préalable de la société signataire. Ces contenus pourront faire l’objet d’un accord de confidentialité spécifique, mais par défaut UrbanGaming s’engage à garder secret l’ensemble des données spécifiques fournies par le client.

Debriefing :

La recherche d’un lieu réservé (obligatoire dans le cadre d’un débriefing) n’est pas incluse dans la prestation standard. Le fait de trouver ce lieu peut être soit à la charge du client, soit confié à UrbanGaming dans le cadre d’une prestation additionnelle facturée. Si UrbanGaming s’engage financièrement auprès d’un établissement d’accueil, le client sera solidaire de cet engagement.

Sécurité :

Tout participant s’engage à respecter les règles de bonne conduite, l’environnement et le matériel fourni. En cas de fautes graves (vol, tapage, dégradations, non respect des règles de sécurité), le ou les participant(s) incriminés seront exclus immédiatement de l’événement sans prétendre à aucune indemnité. Captain Crunch se réserve le droit d’annuler ou de mettre fin à la prestation en cours. Toute dégradation ou incivilité sera facturé au client.

Contenu:

Les contenus personnalisés doivent être validés définitivement 1 semaine avant l’opération. Un retard entraînera des pénalités voir l’impossibilité de faire l’opération.

Après livraison d’un contenu, les demandes de modifications doivent être consolidées et envoyées par le client dans un délai maximum de 4 jours ouvrés. Passé ce délai, un livrable est considéré comme validé. Les remarques effectuées dans ce délai feront l’objet d’un traitement sous 2 jours ouvrés. Toute demande de modification d’un livrable validé préalablement fera l’objet d’une cotation spécifique.

Logistique générale:

Dans le cas où il n’a pas été confié à Urbangaming la recherche d’un lieu réceptif, Il est à la charge du client de prévenir ledit lieu de l’intervention d’UrbanGaming dans leur espace. La liste des participants répartis en équipes doit être envoyée 2 jours avant l’événement. Si un “dress code” particulier est demandé, il est nécessaire de le communiquer 2 semaines avant l’opération et pourra faire l’objet d’une facturation spécifique.

Urbangaming fournit le matériel nécessaire au bon déroulé de l’événement. Un matériel de projection est nécessaire pour le debriefing (écran / vidéoprojecteur / enceinte / micro). Les lieux avec ce matériel sont à privilégier. Dans le cas contraire et sous réserve de disponibilité, Urbangaming peut venir avec le dispositif adéquat. Dans ce cas la demande doit être spécifiée 2 semaines avant l’activité.

Briefing:

Pour les jeux ne nécessitant pas de préparation de matériel sur place, l’animateur arrive 15mn avant l’heure de la prise de parole prévue en amont. Pour les jeux nécessitant une préparation spécifique, l’animateur arrive a minima 45mn avant la prise de parole pour le briefing.

Selon la complexité de l’événement, UrbanGaming se réserve le droit de demander au client un lieu pour accueillir le briefing.

Jeu:

Durant l’activité, le ou les animateurs sont dans la zone de jeu. Ils ont la possibilité pendant le temps de jeu d’envoyer des messages en live aux équipes. Ils doivent rester joignables. Les numéros de téléphones sont inscrits derrière les tablettes.

Debriefing:

Entre la fin du jeu et le debriefing, les animateurs ont besoin de temps pour récupérer les médias des tablettes. La récupération des données nécessite en moyenne 1min30sec par tablette. Si une sélection des médias est demandée pour la diffusion, un temps supplémentaire sera nécessaire. Le temps de débriefing peut évoluer en fonction de la taille du groupe, ou du nombre de médias à diffuser. (entre 15 et 45 mn)

Pour tout debriefing intervenant plus de 3 heures après la fin du jeu, un coût supplémentaire pourra être appliqué.

Droit à l’image:

Le client accepte que les médias pris pendant l’activité soient utilisés lors du débriefing et s’engage à informer les participants de l’utilisation de leur image.

Les médias seront fournis au client sous forme d’un lien et seront la propriété intégrale du client. Si des visages et/ ou logos sont reconnaissables, UrbanGaming s’engage à ne pas utiliser ces médias sans autorisation préalable du client et des personnes concernées.

Réseaux Sociaux:

Dans le cadre de son auto-promotion, UrbanGaming pourra évoquer l’événement sur les réseaux sociaux sans mentionner le nom du client sauf autorisation préalable.

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