Parcours d’intégration des nouveaux salariés

Le parcours d’intégration des nouvelles recrues !

Sans titre (67)
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Parmi les sujets liés à l’intégration de salariés, le parcours d’intégration est évidement un incontournable.

Créer un parcours d’intégration, ça ne s’improvise pas…
Il est nécessaire d’avoir une vision la plus complète possible des étapes, des acteurs clés, des outils de la marque employeur.
Cet article va vous permettre de ne rien oublier et de construire un parcours d’intégration à la fois rassurant, innovant et pérenne…

L’objectif commun des entreprises est de grandir. Cela passe par le recrutement de nouveaux employés, qui devront être intégrés de manière efficace.
Pour fidéliser et donner envie au nouvel entrant de rester, il faut développer le sentiment d’appartenance en ne négligeant aucune étape.

Mais pour commencer une petite vidéo amusante de Lucie Carbone en partenariat avec Microsoft sur ce sujet !

video_indoor_onboarding
vignette video integration

Le parcours d'intégration

Nous avons tous eu écho autour de nous (parfois au sein même de votre entreprise), des écueils d’un parcours d’intégration non structuré.

Mais les présentations s’imposent, je vous présente Justin.

Justin a passé avec succès les étapes de l’entretien. Le processus de recrutement était aux petits oignons.

Dans 2 semaines, il commence à travailler chez “Un homme azerty en vaut deux”, entreprise de développement de jeux informatiques.
L’objectif, c’est qu’à l’issue de son parcours d’intégration, Justin soit excité comme un acarien au salon de la moquette.

Comment s’y prendre en évitant les pièges et éviter le turnover dès les premières semaines ? Comment mener un plan d’intégration parfait ?

Voyons ça étape par étape.

parcours d intégration - etape 1

Les étapes-clés d'un bon parcours d'intégration

parcours d integration - preparer l arrivee

Préparer l'arrivée

Intégrer un nouveau collaborateur débute avant même son entrée dans l’entreprise. Au moment de son embauche.

Si à son arrivée il trouve un équipement de travail complet et un dossier administratif prêt, il se sentira immédiatement considéré et bien accueilli. La première image que l’on renvoie est primordiale, alors place à la rigueur pour fournir au nouvel embauché les papiers nécessaires et tous les outils dont il aura besoin pour travailler de manière confortable.

accueillir au mieux

Accueillir au mieux

Une autre image impactante pour l'intégration des nouveaux venus, c’est l’accueil qu’il reçoit. Soyez en empathie face à son très probable stress et faites-lui sentir qu’il est le bienvenu. Bonne ambiance de travail, solidarité des collègues, mises en relation, mentor, parrain…autant d’atouts qui permettront au nouvel employé de se sentir opérationnel, comme un poisson dans l’eau dès le premier jour.

parcours d integration - informer communiquer

Informer communiquer

Même si votre nouveau talent arrive avec quelques bases sur l’entreprise, il est important de prendre le temps de lui en expliquer les rouages, les valeurs de l'entreprise, de formaliser. Votre nouvelle recrue a besoin de comprendre et appréhender son nouvel environnement de travail et de lui donner du sens et dessiner le « comportement » attendu de sa part. Le DRH peut alors entrer en action et assoir son image et sa légitimité de manière positive.

rencontrer vraiment - parcours d integration

Rencontrer vraiment

La notion de rencontre est très importante dans le cadre de l’intégration et va passer par différents types : formelles et informelles, contenu ciblé ou ouvert…Le salarié apprend autant sur l’entreprise lors d’un team building, un déjeuner avec ses collègues qu’en partant à la rencontre des différents acteurs de l’entreprise pour un rendez-vous structuré. Il s’agit ici de ne négliger aucun aspect. Tous les documents ou autres powerpoints ne suffisent pas à transmettre une culture ou à créer l’intégration sociale.

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Bien former

Autre partie forte de l’intégration : la formation ! Votre nouvelle recrue n’arrive pas forcément avec toutes les connaissances techniques sur son poste. Au-delà du classique séminaire d’intégration, plutôt institutionnel, il existe une multitude de possibilités de formations, hors poste ou selon le poste occupé (stages découverte, e-learning, terrain, immersion…). Il est important de donner au nouveau salarié toutes les billes qui lui permettront de fournir un travail en cohésion avec les besoins de l’entreprise.

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Reconnaître / suivre

Le suivi de l’intégration passe par des entretiens réguliers, programmés durant la période d’essai à minima. Mais pour reconnaître un salarié, il est important de lui montrer que ce suivi est régulier au sein de l’entreprise ; il est donc important de lui montrer que des moments sont mis en place pour prendre régulièrement la température, voir s’il a des questionnements, et s’assurer qu’il est toujours en phase avec son poste et la culture d’entreprise. Considérer son opinion participe à la reconnaissance ; cela peut par exemple passer par une demande de rapport d’étonnement

Le parcours d'intégration de Justin

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Justin a été recruté par "Un homme azerty en vaut deux".

C’est un grand jour pour Justin ! Après plusieurs entretiens au sein de l’entreprise « Un homme azerty en vaut deux », il vient de décrocher un poste de chef de projet en CDI.

Il a particulièrement aimé l’aspect innovant d’une des étapes de l’entretien d’embauche : une entreprise de jeux qui utilise le jeu pour recruter, malin ! Une belle manière, il l’a compris, d’analyser une personne en l’incitant à rester naturel. 1er bon point qui participe au feeling positif vis-à-vis de son nouvel univers professionnel.

Mais Justin reste prudent et se demande comment va se passer son intégration. Il faut dire qu’il a été échaudé par une de ses expériences précédentes. Mauvais intégration. Difficile de fidéliser dans ce cas. Le connaissant, il vous en parlera de temps en temps, il trouve important de se confier sur le sujet et alerter sur tout ça ; un peu comme un super-héros qui sauve le monde des impairs (une pluie de conseils vous verrez). Attendez-vous donc à quelques flash-backs sur certains écueils du passé !

Parcours d intégration - etape 1
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"Un homme azerty en vaut deux" prépare l'arrivée de Justin.

Avant de retrouver Justin, faisons un tour dans les locaux d’«Un homme azerty en vaut deux ». Dans cette entreprise jeune et dynamique, l’envie de bien faire est très importante. Elle met un point d’honneur à être « the place to work ».

Il y a quelque temps, ils ont recruté Justin. Ils ne sont pas peu fiers de leur trouvaille et souhaitent vraiment que son intégration se passe au mieux. Ils mettent un point d’honneur à accueillir les nouveaux au mieux pour réussir le processus.

Pour se faire, Charles, le futur manager de Justin, et Fanny, DRH, font un point sur les besoins administratifs et matériels.

Ils finalisent donc les documents nécessaires pour la paye, la sécu, la mutuelle… Credo : « on s’y prend assez tôt pour un contrat réglo »

Un point est ensuite fait sur ses équipements de travail. Du bureau à la ligne de téléphone, en passant par l’ordinateur, ou le badge d’accès, les coches sont toutes au vert dans la check liste. Justin peut arriver, tout est prêt pour commencer au mieux son intégration.

Parcours d'integration - etape 2
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L'accueil réservé à Justin

D-Day, costume gris et cravate rouge, Justin passe la porte de sa nouvelle entreprise. Il ne montre rien, mais il stresse pas mal ! Pas évident de débarquer dans un nouvel environnement de travail. Est-ce qu’on va s’occuper de lui ? Est-ce qu’il va bien s’entendre avec ses collègues ? Est-ce qu’il saura quoi faire ? Est ce qu’il arrivera à se familiariser avec l’univers ? Il en va de son épanouissement !

Cœur battant et mains moites, il ne faut pas 3mn à Justin pour redescendre en pression. En passant le pas de la porte. Il est agréablement surpris de voir les membres de l’équipe, sourires aux lèvres, impatients de faire sa connaissance. Pour lui ce moment était déterminant ; il fait partie de ceux qui considèrent que la première impression est toujours la bonne.

Le petit déjeuner mis en place pour l’accueillir lui permet de ressentir soutien et solidarité de la part de ses collègues, et de constater une belle ambiance de travail. Bingo, il sent ses batteries chargées à 100%, considéré, et en pleine confiance pour entamer sa nouvelle vie professionnelle.

parcours d intégration - 3
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Informations et communication

Précautions prises dès le début sur le fait que l’entreprise considère que l’intégration (de Justin et des informations) prend du temps et se fait par étapes, « Un homme azerty en vaut deux » présente à Justin son « buddy », autrement dit son parrain (en fait sa marraine).

Une nouvelle fois Justin est agréablement surpris par l’idée et se sent pris en main. Wahou, une personne rien que pour lui pour le guider, ça ne parait rien mais qu’est-ce qu’il trouve ça rassurant.

Dans un premier temps, l’entreprise lui est présentée dans les grandes lignes par la fonction RH. Même s’il l’avait déjà rencontré en amont, c’est l’occasion pour lui d’avoir une communication plus institutionnelle. La DRH explique à Justin que d’autres recrues vont arriver et qu’une journée d’intégration sera mise en place pour renforcer le parcours.

Un livret d’accueil est mis à sa disposition, il regroupe l’essentiel des informations dont il a besoin.

parcours d integration - etape 4
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Justin rencontre ses collègues

Dans son parcours d’intégration, Justin a réalisé que l’officieux avait autant d’importance que l’officiel au même titre que le contenu ouvert en a autant que le contenu ciblé.

En partant à la rencontre des différents services, il a pu avoir des rendez-vous structurés et comprendre le rôle de chacun au sein de la boîte. Une vue d’ensemble qui lui permet de savoir à qui s’adresser selon ses besoins, comprendre la structure, le fonctionnement, sa fiche de poste…

En parallèle, ses rencontres informelles lui ont permis d’en découvrir encore plus. Pour lui, c’est un des biais à ne surtout pas négliger. L’ambiance de travail se crée à chaque moment de chaque jour. Au cours du déjeuner, d’une soirée, d’un apéro, d’un week end d’intégration… Il sent que cette mise en réseau, ses échanges sont une mine d’informations pour comprendre le fonctionnement à 100%.

Justin est ravi. Il ne sait que trop qu’une pile de documents ou poweroints ne suffisent pas pour partager la culture d’entreprise. Et il se sent d’autant plus intégré socialement, point primordial pour lui !

 

 

Justin - Intégration (3)
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La formation de Justin

Justin fait partie de ces personnes qui considèrent que la formation va concerner différentes sphères. La formation sur le fonctionnement de l’entreprise, la culture…sur l’aspect technique de son métier, la méthodologie, le comportement, les compétences attendues d’un chef de projet, en somme le comment. Puis il y a le quoi, c’est la formation sur le cœur même de l’activité d'”Un homme azerty en vaut deux”.

Une nouvelle fois, plus les jours passent plus les étoiles dans ses yeux brillent fort.

“Une formation ne se fait pas en un jour Justin, rassurez-vous” : cette phrase de son manager, entendue lors de son entretien résonnait un peu comme le Graal.

Les paroles sont belles, mais la réalité est souvent différente. Eh bien pour Justin, non. Force est de constater qu’il est définitivement en phase avec la vision et que son flair ne l’a pas trompé.

Une boîte qui considère qu’un nouvel arrivant ne peut pas intégrer une montagne d’informations en deux temps trois mouvements, quel soulagement ! Et oui, tout ne se fait pas dans les premières semaines.

Justin se voit donc expliquer qu’il aura un planning de formation solide, établit en fonction de ses besoins et de ce qu’attend “Un homme azerty en veut deux” ? Stages découverte, e-learning, terrain, immersion… Justin se sent écouté, compris, porté, dans une bulle sécurisée où tout est à sa disposition pour réussir. Il n’y a pas plus motivé que lui désormais.

 

parcours d intégration
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Justin est reconnu et suivi

Tout se passe merveilleusement pour Justin depuis maintenant plusieurs semaines. La dernière étape importante à passer pour lui était le suivi. Hors de question d’être lâché dans le grand vide intersidéral après la folie des premiers jours ! Et quelle ne fut pas la surprise de Justin de voir que l’on était sur un perfect. Intégration réussie !

Des entretiens réguliers sont mis en place avec la hiérarchie, son manager et la DRH, pendant ET après sa période d’essais. Ils permettent de constater les avancées, besoins, potentielles problématiques ou réajustements à mener. Ils sont l’occasion également de dessiner ou redessiner le processus de formation personnalisé.

Chez “Un homme azerty en vaut 2”, le parti pris de Fanny, la DRH est de prendre en compte le point de vue du manager. Justin quant à lui va remettre un rapport d’étonnement. Ce dernier permettra à Fanny d’avoir un regard externe sur la politique d’intégration de la boîte.

Pompon sur la Garonne : Justin a entendu le mot magique “Feedback”, attendu par son manager. C’est une demande à laquelle il adhère, et qu’il souhaite mettre en place avec ses équipes. Être en capacité d’entendre un retour, solliciter un feedback est la meilleure manière de grandir selon lui !

 

parcours d'intégration - parcours
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